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  备用金是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨交给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零散收购、零散开支等用的金钱，应指定专人担任办理，依照规则用处运用，不得转借给别人或挪作他用。

  xx公司对行政科选用非定额备用金准则，行政科为购买办公用品预借备用金1600元，预借时，财务部门依据告贷凭据编制现金付款凭据，其管帐分录为：

  行政科购买办公用品1520元后凭发票和检验入库单到财务部门报销，交回剩余现金80元，财务部门编制转帐凭据一张，其管帐分录为：

  贷：其他应收款——备用金（行政科） 1600 （冲借方，结转掉，借出去的现金回收，出纳员回收多借的未用现金80元。）

  假如行政科实践购买办公用品1780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规则编制转帐凭据一张，其管帐分录为：