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  《党政机关公函处理作业法令》屡次说到“标准化简称”，如发文机关标志“由发文机关全称或许标准化简称加‘文件’二字组成，也能够运用发文机关全称或许标准化简称”，发文机关署名“署发文机关全称或许标准化简称”，在“主送机关”和“抄送机关”中都说到“应当运用机关全称、标准化简称或许同类型机关总称”。笔者结合作业领会，谈谈公函中简称和总称的用法。

  为了使表达简练，人们常把一些方式上长而繁的称号或惯用的短语用缩略方式代替，这些缩略方式便是简称，比方“党委”“政协”“奥运会”“彩电”“春晚”等。

  简称来源于全称，是言语运用中一种经济省便的表达方式，是在长时间的社会生活中约定俗成的成果。简称往往阅历“暂时组合→约定俗成规约化→词汇化”的进程，终究成为标准化简称。

  国务院组织称号都有规则的简称，不能随意简化。国务院办公厅秘书局依据国务院组织设置及调整状况，不定期地对国务院组织的标准化简称作出修订，然后行文给各地，要求遵照执行，比方将“中华人民共和国国家开展和变革委员会”简称为“开展变革委”，将“中华人民共和国人力资源和社会保障部”简称为“人力资源社会保障部”，将“中华人民共和国住宅和城乡建设部”简称为“住宅城乡建设部”，将“国家质量监督查验检疫总局”简称为“质检总局”。国务院国资委对中心企业的标准化简称也作出有关规则，比方将“我国航天科技集团公司”简称为“航天科技”，将“我国航天科工集团公司”简称为“航天科工”，将“我国石油天然气集团公司”简称为“我国石油”，将“我国石油化工集团公司”简称为“我国石化”。

  依据国务院组织的简称和当地政府组织的设置及调整状况，一些省、市政府办公厅（室）担任标准当地政府组织的简称，比方福建省政府办公厅对省政府各部分及部分组织的简称作出规则，将“福建省开展和变革委员会”简称为“省发改委”，将“福建省卫生和计划生育委员会”简称为“省卫计委”，将“福建省人力资源和社会保障厅”简称为“省人社厅”，将“福建省住宅和城乡建设厅”简称为“省住建厅”等。

  标准化简称在公函中能够直接运用。有必要留意的是，当地政府各部分、各有关单位能够在公函中直接运用当地政府组织的标准化简称，但不能私行更改上级机关的标准化简称，比方对省级机关、部分等能够运用“省发改委”“省人社厅”“省住建厅”等已作标准的简称，但不能依此类推，对国务院组织运用“国家发改委”“人社部”“住建部”等不标准的简称。

  非标准化简称是指暂时性的简称，在公函中不能直接运用，而应领先作出阐明，即第一次用全称，并注明简称。非标准化简称一般只能在特定公函里才干清晰其所指。比方“法令”作为简称，咱们无法知道它究竟指的是哪一部法令，可能是《中华人民共和国政府信息揭露法令》，也可能是《党政机关公函处理作业法令》,还可能是《党政机关厉行节约对立糟蹋法令》等，所以在公函中，只有当某一部详细的法令全称之后标示了“以下简称《法令》”的阐明文字，才干够运用这一简称。

  总称是一种概括的指称，是把若干个归于同一类型的事物概括为一个概念，比方“飞翔器”是对能够在空中飞翔的机器或设备的总称，包含飞机、火箭、人造卫星、宇宙飞船等。同类型机关的总称常用于公函的主送机关、抄送机关或正文中，比方，“省政府各部分、各直属组织”是对省人民政府各组成部分、各直属特设组织、各直属组织的总称，“各市、县（区）政府”是对各设区的市人民政府、县级市人民政府、县人民政府、区人民政府的总称，而“县（市、区）政府”是对县级市人民政府、县人民政府、区人民政府的总称。

  公函中运用简称时，应运用标准化简称；不然，要先用全称，再用简称，并用括号加以注明。比方《党政机关公函处理作业法令》第一条：“为了习惯我国机关和国家行政机关（以下简称党政机关）作业需要，推动党政机关公函处理作业科学化、制度化、标准化，拟定本法令。”其间第一次运用“我国机关和国家行政机关”时先用全称并用括号注明“以下简称党政机关”，再用时直接用简称“党政机关”。值得留意的是，其间的简称“党政机关”没有加引号。

  关于标示“以下简称……”时要不要加引号，笔者查阅了许多材料，没有找到相关规则，但在一些国家法规条文中发现了答案。试看《出书办理法令》和《境外出资办理办法》的一些条文（见文中划线部分）：

  第六条国务院出书行政主管部分担任全国的出书活动的监督办理作业。国务院其他有关部分依照国务院规则的责任分工，担任有关的出书活动的监督办理作业。

  县级以上当地各级人民政府担任出书办理的部分（以下简称出书行政主管部分）担任本行政区域内出书活动的监督办理作业。县级以上当地各级人民政府其他有关部分在各自的责任范围内，担任有关的出书活动的监督办理作业。

  第七条出书行政主管部分依据现已取得的违法嫌疑依据或许告发，对涉嫌违法从事出书物出书、印刷或许仿制、进口、发行等活动的行为进行查办时，能够查看与涉嫌违法活动有关的物品和经营场所；对有依据证明是与违法活动有关的物品，能够查封或许扣押。

  第八条出书职业的社会团体依照其规章，在出书行政主管部分的指导下，实施自律办理。

  第八条商务部和省级商务主管部分应当依法办理存案和核准，进步办事效率，提供优质服务。

  商务部和省级商务主管部分经过“境外出资办理体系”（以下简称“办理体系”）对企业境外出资进行办理，并向取得存案或核准的企业颁布《企业境外出资证书》（以下简称《证书》，款式见附件1）。《证书》由商务部和省级商务主管部别离离印制并盖章，实施一致编码办理。

  《证书》是企业境外出资取得存案或核准的凭据，依照境外出资终究目的地颁布。

  第九条对归于存案景象的境外出资，中心企业报商务部存案；当地企业报所在地省级商务主管部分存案。

  中心企业和当地企业经过“办理体系”按要求填写并打印《境外出资存案表》（以下简称《存案表》，款式见附件2），加盖印章后，连同企业营业执照复印件别离报商务部或省级商务主管部分存案。

  《存案表》填写照实、完好、契合法定方式，且企业在《存案表》中声明其境外出资无本办法第四条所列景象的，商务部或省级商务主管部分应当自收到《存案表》之日起3个作业日内予以存案并颁布《证书》。企业不照实、完好填写《存案表》的，商务部或省级商务主管部分不予存案。

  在《出书办理法令》的第六条中有“以下简称出书行政主管部分”的表述，第七条、第八条中用到简称“出书行政主管部分”时并没有加引号。《境外出资办理办法》第八条中有“以下简称‘办理体系’”的表述，在第九条中用到简称“办理体系”时有引号；而第八条、第九条中的《证书》和《存案表》，无论是标示简称仍是引证简称，都没有在书名号外再加引号。

  总归，标示简称要依据所引证的内容来决议是否加引号。详细来说，引证简称时加引号，标示简称时也要加引号；引证简称时没有加引号，标示简称时就不要加引号；引证简称时书名号外没有加引号，标示简称时书名号外也不要加引号。国家标准《标点符号用法》（GB/T15834—2011）“书名号”下的示例也印证了这一说法。示例“我读了《念青唐古拉山脉纪行》一文（以下简称《念》），收成很大”，其间“以下简称《念》”中的“《念》”并没有加引号。

  公函中运用简称，能节约篇幅，使文字流通，易读易记。可是运用简称，应细心琢磨，做到精确标准，切忌片面随意。